Das Nationale Once-Only-Technische System (NOOTS)
Das Nationale Once-Only-Technische System (NOOTS) ist wesentlicher Bestandteil der Verwaltungsdigitalisierung und –modernisierung. Als zentrale IT-Infrastruktur ermöglicht es die Umsetzung des Once-Only-Prinzips und damit einen effizienten Austausch von Daten zwischen Behörden und Bürgern.
Das Prinzip hinter dem Nationalen Once-Only-Technical-System
NOOTS steht für Nationales Once-Only-Technisches System. Die technische Infrastruktur macht es möglich, Nachweise zur Bearbeitung von Anträgen zwischen den IT-Systemen verschiedener Behörden, beispielsweise Registern, auszutauschen und so das Once-Only-Prinzip umzusetzen.
Das Once-Only-Prinzip folgt dem Grundsatz, dass Daten und Nachweise, die der Verwaltung bereits vorliegen, von Bürgern und Bürgerinnen nicht erneut bereitgestellt werden müssen. Bei der Umsetzung des Prinzips spielt NOOTS eine entscheidende Rolle: Es bietet eine technische Lösung, um Daten zwischen verschiedenen Behörden, Verwaltungseinheiten und Bürgern sowie Unternehmen auszutauschen. Damit leistet NOOTS einen wichtigen Beitrag, um die Verwaltung effizienter und bürgerfreundlicher zu machen.
NOOTS als zentrale Komponente der Verwaltungsdigitalisierung
Das NOOTS ist ein zentrales Element für die Modernisierung digitaler Verwaltungsprozesse: Es ermöglicht als Vermittlungsinfrastruktur einen vereinfachten Datenaustausch zwischen Portalen für Bürger und Bürgerinnen (z.B. verwaltung.bund.de) und den Verwaltungsregistern, welche die Nachweise und Daten bereitstellen. Um dieser Vermittlerrolle gerecht zu werden, stellt das NOOTS Komponenten, wie die Registerdatennavigation, das Identity- and Accessmanagement (IAM) für Behörden und das Identity Management (IDM) für Personen und sogenannte Sichere Anschlussknoten zur Verfügung. Diese Komponenten gewährleisten, dass Bürger sich sicher identifizieren können, Daten aus den zuständigen Registern abgerufen werden und lediglich in berechtigten Fällen Nachweise übermittelt werden. Die eigentliche Antrags- oder Datenverarbeitung und die Übermittlung von Bescheiden sind hingegen nicht Teil des NOOTS.
Das EU-OOTS: Einbindung in EU-Systeme
Mit dem EU-OOTS (EU Once-Only-Technical-System) – dem europäischen Pendant zum NOOTS – wird das Once-Only-Prinzip auf europäischer Ebene umgesetzt. Es soll künftig ermöglichen, dass Bürger und Bürgerinnen ihre Daten lediglich einmal in einem EU-Mitgliedstaat bereitstellen müssen und für verschiedene Verwaltungsverfahren in der gesamten EU nutzen können. Dadurch wird der Aufwand für die Bürgerinnen und Bürger erheblich reduziert. Zugleich werden die Effizienz und Sicherheit der Verwaltungsverfahren gesteigert, da sich die Behörden sicher sein können, auf vertrauenswürdige und aktuelle Daten zuzugreifen. Damit der Anspruch des reibungslosen Austauschs von Daten zwischen den nationalen Systemen und dem europäischen System gelingen kann, soll NOOTS in das EU-OOTS-System integriert werden.
Was bedeutet die Anbindung an NOOTS?
An das NOOTS werden sowohl Online-Portale als auch Register der Verwaltung angeschlossen. Aus der Umsetzung des Once-Only-Prinzips ergeben sich positive Effekte, wie eine starke Digitalisierung, effiziente Verwaltungsprozesse mit möglichst geringen manuellen Aufwänden und mehr Transparenz für Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Es sind aber auch Herausforderungen zu bewältigen, beispielsweise:
- Technische Anpassungen der Online-Dienste und Register zur Erfüllung der Bedingungen für den Anschluss an das NOOTS
- Harmonisierung von Datenformaten und -strukturen zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten (z. B. durch Einführung des Fachstandards XNachweis)
- Sicherstellung der Datenqualität und -integrität
- Umsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards
- Schaffung von Bekanntheit und Akzeptanz in der Bevölkerung
Handlungsfelder für eine erfolgreiche NOOTS-Anbindung
Für den Anschluss bestehender Systeme – also die Anbindung von Verwaltungsregistern oder von Portalen für Bürger und Bürgerinnen sowie für Unternehmen – müssen Vorbereitungen getroffen werden. Zu den wichtigsten gehört ein Abgleich des Ist-Zustands vorhandener Systeme mit dem Soll-Zustand, der erreicht werden muss, um sich mit NOOTS zu vernetzen. Neben technischen Aspekten sind zudem organisatorische Maßnahmen wichtig, die von Beginn an eingeplant werden sollten.
Technische Anpassungen der Online-Dienste und Register zur Erfüllung der Anschlussbedingungen an das NOOTS
Als zentrales System, das den Austausch von Daten zwischen Registern und Portalen für Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen sicherstellt, gibt NOOTS technische Standards vor. Hieraus leiten sich Anforderungen für die anzubindenden Systeme ab, die über verschiedene Arbeitspakete gewährleistet werden müssen: Anbindung an den Identitätsdatenabruf (IDA), die Implementierung von Sicheren Anschlussknoten (SAK) als REST-API für den Zugriff auf das NOOTS, die Anpassung oder Erweiterung der Protokollierung von Datenzugriffen sowie die Anbindung an das Datenschutzcockpit. Zusätzlich müssen in vielen Fällen Anpassungen vorgenommen werden, um die erforderlichen Antwortzeiten und die Performance zu gewährleisten. Zur Umsetzung der Aufgaben sind gegebenenfalls Betriebssysteme, Middleware oder Laufzeitumgebungen neu einzuführen oder anzupassen. Ein Monitoring laufender Datenübertragungen, ein Fehlermanagement oder die Belastbarkeit des Systems zur Sicherstellung von Verfügbarkeiten gehören ebenfalls zu den Themen, die der Klärung bedürfen.
Die Harmonisierung von Datenformaten und -strukturen
Eine große Herausforderung bei der Anbindung an NOOTS ist die Harmonisierung von Datenformaten und -strukturen, denn die verschiedenen Verwaltungseinheiten müssen ihre Daten in einem einheitlichen Format speichern und austauschen können. Beispielsweise muss eine nachweisgebende Stelle in der Lage sein, eine Fehlermeldung an die anfordernde Stelle zurückzugeben. Um das zu gewährleisten, arbeitet NOOTS mit XNachweis – einem Standard für die Übermittlung von Nachweisen des Bundesverwaltungsamts. XNachweis stellt in diesem Fall sicher, dass das Format der Fehlermeldung mit typischen Elementen, wie einem Fehlercode, einem Fehlertext oder einem Verweis zu weiteren Informationen, versehen ist. Damit eine entsprechende Kommunikation zwischen Portalen, Registern und NOOTS auf Basis der Vorgaben funktionieren kann, müssen Portale oder Register zuvor jedoch auf notwendige Modifikationen geprüft werden.
Die Umsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards
Die Umsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards ist essenziell, um die Privatsphäre und Sicherheit der Bürger und Bürgerinnen zu gewährleisten. Aus diesem Grund muss das NOOTS mit robusten Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet sein, um den Zugriff von Unbefugten auf die Daten zu verhindern, etwa durch die Verwendung von verschlüsselten Verbindungen und sicheren Authentifizierungsmethoden. Für die Anbindung von Systemen an NOOTS ist deshalb im Vorfeld zu prüfen, inwieweit entsprechende Standards und Voraussetzungen bereits existieren. Detaillierte technische Spezifikationen und Anleitungen dazu finden sich in den Technical Design Documents, die vom Bundesverwaltungsamt bereitgestellt werden.
Schaffung von Bekanntheit und Akzeptanz in der Bevölkerung
Neben technischen und organisatorischen Maßnahmen wird ein Kommunikationskonzept benötigt, um entsprechende mit NOOTS verknüpfte Services bekannt zu machen. Von besonderer Bedeutung für die Akzeptanz von Systemen wie NOOTS sind nicht zuletzt aber Fragen der Sicherheit und des Datenschutzes. Aus diesem Grund ist die Integration eines Datenschutzcockpits vorgesehen, in dem Bürger und Bürgerinnen der Übermittlung von Daten ausdrücklich zustimmen müssen und ihre Zustimmung auch widerrufen können. Mehr dazu findet sich im Beitrag rund um das Once-Only-Prinzip.
Der Weg zur erfolgreichen Umsetzung mit NOOTS
In der Verwaltung soll die Anbindung an NOOTS die Effizienz und Transparenz verbessern – auch auf internationaler Ebene durch die Integration in das EU-System. Zuvor haben Register die Vorgaben des Gesetzes zur Einführung der Identifikationsnummer (IDNr.) zu erfüllen und müssen die Identifikationsnummer in den Datenbestand aufnehmen. Ebenfalls ist eine Datenbereinigung vorzunehmen, um Dubletten zu entfernen oder zu korrigieren. Hierfür ist der sogenannte Identitätsdatenabgleich (IDA) notwendig, bei dem die Daten überprüft und verifiziert werden, um ihre Richtigkeit und Eindeutigkeit sicherzustellen.
Neben technischen Voraussetzungen sind eine klare Digitalisierungsstrategie und Umsetzungskompetenz auf allen Ebenen der Verwaltung entscheidend. Mit sorgfältiger Planung kann NOOTS so erfolgreich integriert und das Once-Only-Prinzip umgesetzt werden. Die Bundesdruckerei unterstützt die Modernisierung von Registern und Portalen auf dem Weg zur vollständigen Verwaltungsdigitalisierung.
