Das Once-Only-Prinzip
Komplizierte Anträge, das wiederholte Ausfüllen von Formularen und aufwändige Behördengänge machen Verwaltungsverfahren sehr mühsam. Zudem sind digitale Angebote derzeit nicht immer nutzerfreundlich gestaltet. Das kostet die Antragstellenden Zeit, Geld und Nerven. So müssen beispielsweise Nachweise häufig mehrfach eingereicht werden, obwohl viele Informationen der Verwaltung bereits vorliegen.
Mit dem Once-Only-Prinzip soll sich das ändern: Bürger, Bürgerinnen und Unternehmen sollen bestimmte Angaben wie Geburtsdatum und Adresse künftig nur noch einmal machen. Danach können Behörden diese Daten und Nachweise wiederverwenden, sofern dies rechtlich zulässig ist. Damit wird das Once-Only-Prinzip zu einem zentralen Baustein moderner digitaler Verwaltung. Es verspricht
Das setzt voraus, dass Register, Fachverfahren und Portale sicher miteinander verbunden sind, gemeinsame Standards nutzen und Datenabrufe transparent bleiben.
Wie groß die Entlastung sein kann, zeigt das Beispiel Elterngeld. Derzeit ist die Beantragung mit hohem Aufwand verbunden, weil verschiedene Nachweise wie Geburtsurkunde und Gehaltsnachweis beschafft, kopiert und eingereicht werden müssen. Gemäß dem Once-Only-Prinzip könnten viele dieser Dokumente künftig direkt durch die Verwaltung abgerufen werden. Bürger und Bürgerinnen müssten den Antrag nur noch anstoßen.
Definition: Was ist das Once-Only-Prinzip?
Das Once-Only-Prinzip ist ein Grundsatz und Ziel der digitalen Verwaltung, nach dem Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen Daten und Nachweise nur noch ein einziges Mal an den Staat übermitteln müssen. Statt Dokumente wie Geburtsurkunden, Meldebescheinigungen (bei Wohnsitzanmeldung) oder Gewerbeanmeldungen bei jedem Antrag erneut auf Papier vorzulegen, rufen Behörden diese Informationen mit Einverständnis der Beteiligten und unter hoher Transparenz in der Datenverarbeitung direkt aus bestehenden Registern ab. Das spart Zeit, verringert Bürokratieaufwand und verhindert Mehrfacheingaben. Als technische und rechtliche Grundlage dienen dabei zwei Systeme: die Registermodernisierung und das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS).
Die Registermodernisierung macht das Once-Only-Prinzip praktisch umsetzbar. Sie schafft die Basis dafür, dass Register, Fachverfahren und digitale Verwaltungsservices miteinander vernetzt werden und interoperabel zusammenwirken. So kann ein sicherer und nachvollziehbarer Datentausch entstehen.
Technisch ist dieser Datentransfer bereits möglich. Mit dem Nationalen Once-Only-Technical-System (NOOTS) ist ein IT-System vorhanden, das den rechtskonformen Abruf von elektronischen Nachweisen aus Registern steuert.
Im Januar 2026 ist NOOTS in einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Rechenzentrum in den Reallabor-Betrieb gestartet: Erste Nachweisdatenabrufe werden nun mit echten Daten an zwei Fallbeispielen erfolgreich durchgeführt. Dabei geht es um einen Datenabruf aus dem Fahrzeugregister des Kraftfahrt-Bundesamts (KBA) zur Beantragung eines Anwohnerparkausweises sowie einen Abruf aus dem Handelsregister für eine Gewerbeanmeldung.
Der nächste Meilenstein soll bis Ende September 2026 erreicht sein. Dann geht die zentrale Vermittlungsstelle von NOOTS an den Start. Sie prüft die Berechtigungen für den Nachweisabruf. Ab Herbst 2026 steht das System für den technischen Flächenrollout bereit.
Die Grafik veranschaulicht den optimalen Datenaustausch, nachdem ein Antragstellender bzw. eine Antragstellende die Steuer-ID und weitere persönliche Informationen an einer Stelle (Behörde) eingegeben hat: Die Daten werden an die angebundenen Schnittstellen weiterer Behörden durchgeleitet.
Gemäß dem Once-Only-Prinzip ist die Dateneingabe nur einmal nötig, dann werden die Informationen für die Weiterverarbeitung geregelt und nachvollziehbar zwischen den einzelnen Behörden ausgetauscht.
Der rechtliche Auftrag hinter dem Once-Only-Prinzip: das Onlinezugangsgesetz (OZG)
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen für Bürger, Bürgerinnen und Unternehmen digital anzubieten. Statt Behördengängen sollen etwa die Wohnsitzummeldung, BAföG-Anträge oder Gewerbeanmeldungen einfach online über zentrale Portale abgewickelt werden.
Mit dem „Once-Only-Prinzip“ sollen Nachweise künftig direkt zwischen Behörden ausgetauscht werden, sodass Mehrfacheingaben entfallen. Ein sicheres Nutzerkonto (BundID) dient dabei als universeller Zugang für den Identitätsnachweis und die Kommunikation. Das OZG bildet somit das rechtliche und organisatorische Fundament für die flächendeckende Modernisierung der deutschen Verwaltungslandschaft.
EU-Initiativen: Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO)
Die EU hat mehrere Initiativen gestartet, um einheitliche Systeme mit standardisiertem Zugang zu schaffen – etwa die eIDAS-Verordnung. Im Zusammenhang mit dem Once-Only-Prinzip ist die Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO) hochrelevant. Diese EU-Regelung von 2018 hat ein einheitliches digitales Portal für EU-weite Verwaltungsleistungen zum Ziel. Zugleich treibt die SDG-VO die Harmonisierung von Behördenprozessen voran, etwa durch mehrsprachige Informationen zu Verfahren sowie klare Angaben dazu, welche Daten erhoben werden.
Für die Umsetzung der 21 grenzüberschreitenden Verfahrensbündel lief die gesetzliche Frist bereits Ende 2023 ab. Während das europäische Once-Only-Technical-System (EU-OOTS) inzwischen im Betrieb ist, wird der nationale Datenaustausch parallel über das deutsche Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) realisiert. Das NOOTS soll künftig über eine vermittelnde Schnittstelle (intermediäre Plattform) an das EU-OOTS angebunden werden.
Wie Registermodernisierung und NOOTS das Once-Only-Prinzip ermöglichen
Register sind die Datenbasis der öffentlichen Verwaltung. In ihnen liegen Informationen, die für viele Leistungen benötigt werden, etwa Meldedaten, Unternehmensdaten oder Nachweise aus Fachregistern. Bislang sind diese Daten jedoch nicht zentral hinterlegt bzw. gespeichert, sondern häufig verteilt und unterschiedlich strukturiert oder nur innerhalb einzelner Fachverfahren nutzbar. Dadurch haben sich Insellösungen entwickelt, die den Arbeitsalltag bestimmen. Die Informationen sind zwar für bestimmte Fachverfahren vorhanden, können aber nicht ohne Weiteres sicher und standardisiert für andere Verwaltungsleistungen verwendet werden.
Genau hier setzt die Registermodernisierung an. Sie soll Register so weiterentwickeln, dass sie interoperabel werden. So müssen Behörden vorliegende Nachweise nicht für jeden Verwaltungsakt erneut anfordern, sondern können diese rechtskonform aus Registern abrufen. Das Registermodernisierungsgesetz schafft die rechtliche Grundlage dafür. Es ermöglicht den Datenaustausch zwischen 51 staatlichen Registern und führt die Steuer-identifikationsnummer (Steuer-ID) als registerübergreifendes Ordnungsmerkmal ein.
Die technische Infrastruktur dafür stellt NOOTS, das Nationale Once-Only-Technical-System. Es ermöglicht öffentlichen Stellen den rechtssicheren Abruf elektronischer Nachweise aus Registern und umfasst dafür:
- Standards
- Sicherheitsanforderungen
- Organisatorische und rechtliche Regelungen
Das dazugehörige Gesetz, der NOOTS-Staatsvertrag, ist am 1. Februar 2026 in Kraft getreten und regelt die Errichtung, den Betrieb sowie die Weiterentwicklung und Nutzung – zunächst verpflichtend für OZG-Leistungen. Die Finanzierung läuft für die Jahre 2025/26 über den Wirtschaftsplan der Föderalen IT-Kooperation (FITKO); ab 2027 übernehmen die FITKO (53,4 %) und der Bund (46,6 %) die Kosten. Dabei sind die Rollen klar verteilt: Während der IT-Planungsrat die Grundsatzentscheidungen trifft, liegt die Führung bei der FITKO, und das Bundesverwaltungsamt (BVA) übernimmt die technische Umsetzung sowie den Betrieb.
NOOTS verbindet abrufende Stellen, Register und Verwaltungsanwendungen und standardisiert den Nachweisaustausch, sicher und nachvollziehbar. So wird aus verteilten Registerdaten eine einheitlich nutzbare Infrastruktur – der Grundstein für das Once-Only-Prinzip.
Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) und das Once-Only-Prinzip sind die entscheidenden Werkzeuge, damit das OZG in der Praxis funktioniert.
Warum Interoperabilität und Datenschutz entscheidend sind
Damit das Once-Only-Prinzip funktioniert, reicht es nicht aus, Register und Verwaltungsanwendungen technisch miteinander zu verbinden. Die beteiligten Systeme müssen Daten auch einheitlich verstehen und verarbeiten können. Interoperabilität ist deshalb eine zentrale Voraussetzung: Nur wenn Behörden gemeinsame Standards, Schnittstellen und Datenmodelle nutzen, können Informationen sicher, korrekt und medienbruchfrei zwischen Registern, Fachverfahren und digitalen Verwaltungsleistungen ausgetauscht werden.
Gerade in der föderalen Verwaltung Deutschlands ist das entscheidend: Bund, Länder und Kommunen arbeiten mit unterschiedlichen Systemen, Zuständigkeiten und Prozessen. Damit das Once-Only-Prinzip über einzelne Verfahren hinaus wirksam werden kann, braucht es
Gleichzeitig muss der Datenaustausch transparent und vertrauenswürdig bleiben. Dafür spielt das Datenschutzcockpit eine wichtige Rolle. Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen können mit dieser Anwendung nachvollziehen, welche Behörde zu welchem Zweck auf welche Daten zugegriffen hat. Ergänzend zu den Datenschutzanforderungen braucht es hohe IT-Sicherheitsstandards, damit sensible Informationen verlässlich geschützt bleiben.
Once-Only-Prinzip im Deutschland-Stack
Der Deutschland-Stack soll eine einheitliche digitale Infrastruktur für die öffentliche Verwaltung in Deutschland schaffen. Er enthält die technologische Basis, strategische und organisatorische Rahmenbedingungen, sowie Lösungen für Behörden. Für das Once-Only-Prinzip ist der Deutschland-Stack besonders relevant:
- Digitale Identitäten ermöglichen eine eindeutige und vertrauenswürdige Zuordnung von Personen oder Organisationen.
- Die Registermodernisierung sorgt dafür, dass vorhandene Verwaltungsdaten interoperabel verwendbar werden.
- NOOTS schafft die technische Grundlage, um Online-Dienste, Register und Verwaltungsanwendungen miteinander zu verbinden und Nachweise behördenübergreifend sicher und standardisiert abzurufen.
Mit den Beschlüssen des IT-Planungsrats vom 18. März und 17. Juni 2026 wird NOOTS zu einem festen Bestandteil der Basisdienste im Ökosystem Deutschland-Stack. Die Länder haben für drei von fünf Basisdiensten die flächendeckende Anbindung zugesagt: eID/EUDI-Wallet, NOOTS und FIT-Connect. Dabei übernimmt der Bund mit Unterstützung der FITKO überwiegend die Finanzierung der zentralen Komponenten. Die Anschluss- und Nutzungsverpflichtung ergibt sich aus dem NOOTS-Staatsvertrag. Zugleich soll NOOTS anschlussfähig an europäische Once-Only-Strukturen sein, damit der sichere Datenaustausch perspektivisch nicht auf nationale Verwaltungsleistungen beschränkt bleibt.
So wird das Once-Only-Prinzip zu einem Kernelement für den Deutschland-Stack: Der Stack liefert den Architekturrahmen und wiederverwendbare Basiselemente, während Registermodernisierung und NOOTS den rechtssicheren Datenaustausch ermöglichen.
Vorteile und Herausforderungen des Once-Only-Prinzips
Das Once-Only-Prinzip kann Bürger und Bürgerinnen sowie Unternehmen und Behörden spürbar entlasten.
Diesen Vorteilen stehen allerdings auch Herausforderungen gegenüber:
Es ist ein immenser organisatorischer Aufwand, bestehende Prozesse und Zuständigkeiten neu zu strukturieren, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Behörden sicherzustellen. Auch die föderale Koordination zwischen Bund, Ländern und Kommunen bleibt eine zentrale Aufgabe. Entscheidend ist, dass diese die nötigen technischen und organisatorischen Kapazitäten aufbauen.
Once-Only-Prinzip: Die Rolle der Bundesdruckerei-Gruppe
Als Umsetzungs- und Technologiepartnerinnen der öffentlichen Verwaltung bringen die Gesellschaften der Bundesdruckerei-Gruppe ihre Erfahrung in der Bereitstellung sicherer Register- und Portallösungen ein. Praxisbeispiele sind das Bundesportal als zentraler Zugang zu Verwaltungsleistungen und das Organspenderegister als digitale Registerlösung.
Beide zeigen, welche Bausteine für das Once-Only-Prinzip entscheidend sind: Register, Portale und sichere Nachweisprozesse müssen zuverlässig zusammenspielen, damit Verwaltungsdaten rechtskonform, nutzerfreundlich und nachvollziehbar verwendet werden können.
FAQ: Häufige Fragen zum Once-Only-Prinzip
Das Ziel des Once-Only-Prinzips ist es, den Austausch von Daten zwischen Bürgern und Bürgerinnen, Unternehmen und der Verwaltung zu vereinfachen. Es soll ermöglichen, dass einmal mitgeteilte Informationen nicht erneut angegeben werden müssen, sondern stattdessen von den zuständigen Behörden eingeholt werden können. Daten und Nachweise, die bereits in einzelnen Registern vorliegen, können dann schnell und direkt abgerufen werden. Bei Anträgen müssen im Idealfall nur noch Veränderungen angegeben werden. Das trägt wesentlich zum Bürokratieabbau bei und entlastet Bürger und Bürgerinnen, Unternehmen und Behörden.
Das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) sorgt dafür, dass Behörden elektronische Nachweise nicht erneut anfordern müssen, sondern berechtigt sind, sie aus angebundenen Registern abzurufen. Dafür verknüpft es die beteiligten Verwaltungsverfahren und schafft einen einheitlichen Rahmen für sicheren und nachvollziehbaren Datenaustausch.
Interoperabilität ist die technische und organisatorische Voraussetzung für das Once-Only-Prinzip. Sie ermöglicht, dass IT-Systeme verschiedener Behörden Daten einheitlich austauschen und verarbeiten können. Gleiche Schnittstellen und Datenformate sowie einheitliche Standards stellen sicher, dass Informationen einheitlich verstanden werden. So wird das Once-Only-Prinzip über einzelne Behörden hinaus auch föderal zwischen Bund, Ländern und Kommunen möglich.
Das Datenschutzcockpit gibt Einblick in die Verwendung von Verwaltungsdaten. Damit macht die Anwendung für Bürger und Bürgerinnen sichtbar, welche Behörden welche Daten abgerufen haben. So wird der Datenabruf für die Betroffenen transparent und nachvollziehbar – eine zentrale Voraussetzung für das Vertrauen in das Once-Only-Prinzip.
