Künstliche Intelligenz in der Verwaltung: Strategie, Nutzen & Beispiele
Chancen nutzen – souverän gestalten
Das Buch bietet einen fundierten Überblick über den aktuellen Stand der technologischen Entwicklung sowie über die zukünftigen Perspektiven der Künstlichen Intelligenz (KI).
Warum KI in der Verwaltung? Potenziale und Ausgangslage.
Die öffentliche Verwaltung steht vor grundlegenden Herausforderungen: Der demografische Wandel, der Fachkräftemangel und die zunehmende Komplexität politischer, gesellschaftlicher und technologischer Anforderungen verlangen nach neuen Lösungen. Gleichzeitig wächst die Menge verfügbarer Daten rasant, oft schneller, als sie ausgewertet werden kann.
Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier wertvolle Unterstützung. Sie kann Prozesse beschleunigen, Verwaltungsmitarbeitende entlasten und datenbasierte Entscheidungen ermöglichen – nicht als Ersatz menschlicher Urteilskraft, sondern als Ergänzung und Werkzeug für eine moderne, resiliente Verwaltung.
Konkret bedeutet das:
Routineaufgaben automatisieren:
KI kann bei der Antragsprüfung, Texterfassung oder Protokollerstellung unterstützen – und so Zeit für komplexere Aufgaben schaffen.
Dokumente erschließen:
Mit KI-gestützter Texterkennung lassen sich Informationen aus unstrukturierten Daten wie PDFs oder Scans extrahieren und digital nutzbar machen.
Bürger und Bürgerinnen digital begleiten:
Chatbots und Assistenten bieten Orientierung bei Standardfragen, vereinfachen Formulareingaben oder Terminbuchungen – rund um die Uhr.
Entscheidungen fundieren:
Prognosemodelle und Datenanalysen helfen, Trends zu erkennen, Sachstände aufzubereiten und faktenbasiert zu steuern – von der Verkehrsplanung bis zur Schulplatzprognose.
Beispiele wie die KI-Lösung Assistent.iQ, die u. a. Texte zusammenfasst und bei Recherchen unterstützt, oder die Analyseplattform PLAIN zeigen: KI ist längst in der Verwaltung angekommen – und sie kann wesentlich dazu beitragen, diese zukunftsfähig zu gestalten.
Verwaltung im KI-Ökosystem – Rollen und Verantwortung
Die öffentliche Hand ist nicht nur Anwenderin von KI. Sie übernimmt mehrere Rollen im digitalen Wandel:
- Nutzerin intelligenter Systeme im Arbeitsalltag
- Auftraggeberin von KI-Lösungen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Ethik
- Betreiberin digitaler Infrastrukturen wie der Plattform PLAIN
- Mitgestalterin von Standards, Schnittstellen und Governance-Strukturen
Um dieser Rolle gerecht zu werden, braucht es Kooperation: mit der Wissenschaft, mit spezialisierten IT-Dienstleistern und mit der Zivilgesellschaft. Gleichzeitig muss die Verwaltung ihre eigene Steuerungsfähigkeit weiterentwickeln – für eine digitale Souveränität, die diesen Namen verdient.
KI in der Verwaltung: So gelingt der Einstieg
Schritt 1: Daten erfassen
Viele Verwaltungsdaten liegen heute noch in Papierarchiven oder unstrukturierten Formaten vor. Der erste Schritt ist daher die systematische Erfassung und Digitalisierung. Tools wie OCR (Optical Character Recognition) wandeln eingescannten Text in maschinenlesbare Informationen um – inklusive Kontextklassifizierung. So wird aus Akten Wissen.
Schritt 2: Daten auffindbar machen
Daten sind nur dann nützlich, wenn sie auch gefunden werden. Gerade in der Bundesverwaltung sind viele Informationen auf verschiedene Ressorts verteilt. Hilfreich sind Metadatenkataloge und Datenübersichten, wie sie im Projekt „Datenatlas“ prototypisch umgesetzt wurden – inklusive rechtlicher Rahmenbedingungen und Ansprechpartnern und -partnerinnen.
Schritt 3: Daten aufbereiten
„Garbage in, garbage out“ – das gilt auch für KI. Daten müssen bereinigt, vereinheitlicht und ergänzt werden, damit sie in KI-Systemen verlässlich funktionieren. Dazu gehören z. B. die Dublettenprüfung, die Anreicherung mit Metadaten und das Zusammenführen verschiedener Quellen.
Schritt 4: Daten anwenden und KI nutzen
Sobald die Datenbasis stimmt, kann KI in die Anwendung gehen. Die Plattform PLAIN zeigt, wie das gelingt: Ministerien analysieren dort große Datensätze KI-gestützt, um fundierte politische Entscheidungen zu treffen – souverän, skalierbar und ressortübergreifend.
Tipp: Wer diese vier Schritte frühzeitig mitdenkt, legt den Grundstein für tragfähige, anschlussfähige KI-Projekte – auch im föderalen Kontext.
KI-Anwendungen in der Verwaltung: Beispiele & Nutzen
Immer mehr Verwaltungen setzen KI schon heute ein – mit ganz konkretem Mehrwert:
- KI-Lösungen wie Assistent.IQ unterstützen bei Recherchen, Texterstellungen und Zusammenfassungen.
- Chatbots: helfen bei der Bearbeitung von Bürgeranfragen, z. B. im Meldewesen.
- OCR-gestützte Systeme erkennen, strukturieren und klassifizieren eingescannte Dokumente automatisch.
Diese Beispiele zeigen: KI ist kein Zukunftsthema mehr, sondern wird Schritt für Schritt in Verwaltungsprozesse integriert.
Dieses Video wird über den YouTube-Kanal der Bundesdruckerei Gruppe GmbH zur Verfügung gestellt. Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.
In diesem Video spricht Camilla Dalerci, Stellvertretende Projektleiterin im KI-Kompetenz-Center der Bundesdruckerei GmbH, über die gemeinsame Entwicklung von KI-Anwendungen für die öffentliche Verwaltung, welches Potenzial das KI-KC für die öffentliche Verwaltung mit sich bringt, warum es wichtig ist, Nutzende beim Prozess zu integrieren und wie das KI-KC bereits Anwendung findet.
Digitale Souveränität und Infrastrukturfragen
Wer KI in der Verwaltung einsetzen will, muss auf sichere, unabhängige und skalierbare Infrastrukturen setzen. Das bedeutet:
- Open-Source-Technologien statt proprietäre Backboxes
- Europäische Modelle statt globaler Abhängigkeiten
- Souveränes Hosting innerhalb verlässlicher Rechtsräume
Dazu gehören auch interoperable Datenräume und föderale Plattformen, auf denen KI-Anwendungen datenschutzkonform und standardisiert betrieben werden können.
Beispiele dafür:
- Die Plattform PLAIN ermöglicht KI-gestützte Datenanalysen in der Bundesverwaltung.
- Das KI-Kompetenzzentrum (KI-KC) fördert den Transfer von KI-Innovationen in die Verwaltung.
- Initiativen wie GAIA-X zeigen, wie föderierte Dateninfrastrukturen entstehen können.
Datenpolitik als Fundament der KI-Strategie
Künstliche Intelligenz benötigt Daten – und zwar in Qualität, Struktur und Kontext. In der Verwaltung existieren riesige Datenbestände. Doch nicht alle davon sind direkt KI-tauglich. Viele liegen unstrukturiert vor, sind über Fachverfahren verteilt oder datenschutzrechtlich schwer zugänglich.
Hier setzt Datenpolitik an: Sie entscheidet darüber, ob aus vorhandenen Informationen wertvolle Erkenntnisse werden oder nur Datenmengen, mit denen kein System sinnvoll arbeiten kann.
Datenbereitstellung als strategische Aufgabe
Datenmanagement ist heute keine technische Nebenfrage mehr, sondern ein strategisches Steuerungsthema. Wer KI einsetzen will, muss wissen:
- Welche Daten existieren?
- Wer hat Zugriff?
- In welcher Form liegen sie vor?
Initiativen wie der Datenatlas der Bundesverwaltung helfen dabei, Transparenz über Datenquellen zu schaffen und gezielt Datennutzungspotenziale zu identifizieren.
Datenethik trifft Datenpraxis
Datenpolitik muss auch ethisch und rechtlich fundiert sein: Nicht alles, was technisch machbar ist, ist auch gesellschaftlich legitim oder rechtskonform. Deshalb ist die Kopplung von Datenstrategie und Datenethik entscheidend, etwa in der Frage, wie personenbezogene Informationen verarbeitet werden dürfen oder wie Verzerrungen (Bias) in den Datensätzen verhindert werden.
In der Praxis bedeutet das:
- Datensparsamkeit und Zweckbindung berücksichtigen
- Verantwortung für Datenqualität übernehmen
- Transparente Verfahren schaffen, etwa durch Dokumentation und Prüfprozesse
Weitere Lesetipps:
FAIR-Prinzipien: Grundlage für maschinenlesbare Verwaltung
Die Verwaltung orientiert sich zunehmend an den sogenannten FAIR-Prinzipien, die sicherstellen sollen, dass Daten nicht nur für Menschen, sondern auch für Maschinen sinnvoll lesbar und nutzbar sind:
- Findable (auffindbar)
- Accessible (zugänglich)
- Interoperable (verknüpfbar)
- Reusable (wiederverwendbar)
Diese Prinzipien helfen, Daten systematisch zu erschließen, standardisiert bereitzustellen und effizient zwischen Behörden, Plattformen oder Anwendungen auszutauschen – eine zentrale Voraussetzung für skalierbare KI-Projekte.
Ein oft unterschätzter Aspekt dabei: Die öffentliche Verwaltung ist nicht nur Datenverwalterin, sondern auch Datenproduzentin. Mit jedem Verwaltungsverfahren entstehen strukturierte Informationen – etwa zu Anträgen, Bescheiden, Kontakten, Genehmigungen oder Prüfungen. Diese Daten sind eine wertvolle Ressource für KI-gestützte Automatisierung, Analyse und Prognosen.
Um dieses Potenzial zu heben, braucht es:
- Eine systematische Erfassung strukturierter Daten
- Einheitliche Schnittstellen und Datenmodelle zwischen Verfahren
- Den politischen Willen, Verwaltung als Wissensakteurin zu begreifen – nicht nur als Speicherort von Daten
Denn nur wenn Informationen gezielt erfasst, zugänglich gemacht und sinnvoll aufbereitet werden, entsteht daraus die Grundlage für leistungsfähige, vertrauenswürdige KI in der öffentlichen Verwaltung.
Kompetenzaufbau und Governance-Strukturen
Um KI sinnvoll einsetzen zu können, braucht es mehr als Technik: Menschen, Prozesse und Strukturen sind entscheidend.
Drei Ebenen sind besonders wichtig:
- Kompetenzzentren wie das KI-KC schaffen Raum für Pilotprojekte, Austausch und Skalierung.
- Governance: Klare Zuständigkeiten, Rollenverständnisse und Prüfmechanismen müssen etabliert werden.
- Qualifizierung: Mitarbeitende benötigen digitale und ethische Kompetenzen, um KI-Lösungen zu verstehen und zu nutzen.
Tipp: Ein praxistaugliches Vorgehen bietet das „5-Schritte-Modell“ zur Einführung von KI – von der Datenerfassung über die Aufbereitung bis hin zur Nutzung.
Wertegeleiteter KI-Einsatz: Leitlinien, Ethik und Verantwortung
Der Einsatz von KI muss immer menschenzentriert, diskriminierungsfrei und transparent sein. Das ist nicht nur rechtlich, sondern auch gesellschaftlich essenziell. Die KI-Leitlinien des BMI bieten eine wichtige Orientierung für die Verwaltung.
Was das bedeutet:
- KI-Systeme müssen nachvollziehbar sein – Stichwort Explainable AI.
- Es braucht klare Verantwortlichkeiten, auch bei automatisierten Entscheidungen.
- Die Verwaltung spielt eine zentrale Rolle als vertrauensbildende Instanz im digitalen Staat.
Beitragstipp: Content Credentials und vertrauenswürdige KI
Ausblick: Skalierung & Zukunftsperspektive
KI ist in der öffentlichen Verwaltung längst angekommen – in Pilotprojekten, Plattformen und einzelnen Anwendungen. Doch der breite, nachhaltige Einsatz steht noch aus. Der Weg zu einer lernenden, resilienten Verwaltung braucht:
- Skalierbare Infrastrukturen, die Kommunen, Länder und Bund einbinden
- Offene Standards, die Systeme miteinander kompatibel machen
- Eine Verwaltungskultur, die technologische Innovation als Chance begreift
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kann KI weit mehr sein als ein Mittel zur Effizienzsteigerung. Sie wird zum strategischen Instrument – für bessere Entscheidungen, mehr Bürgernähe und einen digitalen Staat, der sich kontinuierlich weiterentwickelt.
Was jetzt? – Drei Impulse für die Skalierung von KI
1. Plattformen weiterdenken
Nutzen Sie bestehende Strukturen wie PLAIN oder KI-KC als Basis und entwickeln Sie sie so weiter, dass Länder und Kommunen andocken können.
2. Standards schaffen
Investieren Sie in offene Schnittstellen, Metadatenmodelle und föderal nutzbare Datenräume, um Insellösungen zu vermeiden.
3. Innovation zur Routine machen
Stärken Sie in Ihrer Organisation die Bereitschaft, Neues zu testen, etwa mit Pilotprojekten, iterativen Verfahren und einem klaren Zielbild für KI-Nutzung.
Häufige Fragen zu KI in der Verwaltung
KI kann in der Verwaltung an vielen Stellen genutzt werden, um Prozesse effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten. Hier sind einige Beispiele:
- Bürgerkommunikation: Chatbots und virtuelle Assistenten beantworten einfache Anfragen rund um die Uhr.
- Dokumentenverarbeitung: KI kann Anträge und Dokumente automatisch sichten, klassifizieren und Daten extrahieren.
- Datenanalyse: Durch die Analyse großer Datenmengen kann die KI Muster erkennen, was bei der Verkehrsplanung oder Ressourcenverteilung hilft.
- Proaktive Services: KI-Systeme können Bürger und Bürgerinnen proaktiv über relevante Dienstleistungen informieren.
Der Einsatz von KI in der Verwaltung bietet mehrere entscheidende Vorteile:
- Steigerung der Effizienz und Schnelligkeit: Routineaufgaben werden automatisiert, was die Bearbeitungszeiten für Anträge verkürzt und die Mitarbeitenden entlastet.
- Bessere Servicequalität für Bürger und Bürgerinnen: Sie erhalten schnellere Antworten und können Dienstleistungen rund um die Uhr nutzen.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch die Analyse von Daten können Verwaltungsprozesse und -strategien besser geplant und optimiert werden.
- Entlastung der Mitarbeitenden: Verwaltungsmitarbeitende haben mehr Zeit für komplexe Aufgaben und direkte Bürgerkontakte, da sie nicht mehr mit monotonen Routinearbeiten beschäftigt sind.
Ja, in der Regel sind spezielle IT-Infrastrukturen notwendig. KI-Anwendungen benötigen oft erhebliche Rechenleistung, insbesondere für das Training und den Betrieb komplexer Modelle. Das bedeutet, dass in vielen Fällen leistungsfähige Server (z. B. mit speziellen Grafikprozessoren), Cloud-Lösungen oder eine moderne Datenplattform notwendig sind. Eine gut strukturierte Datenbasis ist dabei die wichtigste Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von KI.
Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist beim Einsatz von KI in der Verwaltung von größter Bedeutung:
- Datenschutz (DSGVO): Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen. Das schließt die Einwilligung der Betroffenen, die Zweckbindung der Daten und die Datensicherheit ein.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die Entscheidungen von KI-Systemen müssen transparent und für Bürger und Bürgerinnen nachvollziehbar sein. Wenn eine Entscheidung auf Basis von KI getroffen wird, muss erklärt werden können, wie das Ergebnis zustande kam.
- Haftung: Die Frage der Verantwortung ist komplex. Grundsätzlich bleibt die Verwaltung für die Entscheidungen haftbar, auch wenn diese durch ein KI-System unterstützt wurden.
- KI-Gesetz (EU AI Act): Zukünftig wird der europäische KI-Act weitere verbindliche Regelungen für den Einsatz von KI festlegen, insbesondere in Bezug auf Risikoklassifizierungen und Sicherheitsanforderungen.
KI soll die Arbeit von Mitarbeitenden nicht ersetzen, sondern sie unterstützen und transformieren. Folgende Chancen bieten sich:
- Wegfall monotoner Aufgaben: Mitarbeitende werden von Routineaufgaben entlastet und können sich auf anspruchsvollere, kreativere und komplexere Tätigkeiten konzentrieren.
- Weiterentwicklung der Fähigkeiten: Der Umgang mit neuen Technologien und die Interpretation von KI-gestützten Analysen erfordert neue Kompetenzen, die die Mitarbeitenden weiterqualifizieren.
- Mehr Zeit für den Menschen: Die frei gewordene Zeit kann für die persönliche Beratung von Bürgern und Bürgerinnen sowie die Lösung komplexer individueller Fälle genutzt werden.
Die Interaktion zwischen Bürgern und Bürgerinnen und KI-Systemen erfolgt meist über digitale Schnittstellen:
- Chatbots und Sprachassistenten: Bürger und Bürgerinnen können ihre Anliegen direkt in einer natürlichen Sprache formulieren, um Informationen zu erhalten oder einen Vorgang zu starten.
- Online-Portale: KI-gestützte Formulare können Bürger und Bürgerinnen durch den Ausfüllprozess führen und automatisch auf fehlende Informationen oder Fehler hinweisen.
- Personalisierte Empfehlungen: Bürger und Bürgerinnen können in Zukunft proaktiv über relevante staatliche Angebote informiert werden, die auf ihre spezifische Situation zugeschnitten sind.
Die Information der Bürger und Bürgerinnen ist ein entscheidender Faktor für das Vertrauen in die Verwaltung. Dies kann auf folgende Weisen geschehen:
- Transparenz auf Websites: Klare und verständliche Erklärungen auf den offiziellen Websites der Verwaltung, welche KI-Systeme eingesetzt werden und wofür.
- Hinweise in der direkten Kommunikation: Bürger und Bürgerinnen sollten direkt darauf hingewiesen werden, wenn sie mit einem KI-gestützten System (z. B. einem Chatbot) interagieren.
- Bürgerbeteiligung und Dialog: Die Einbindung der Öffentlichkeit in die Entwicklung und Einführung von KI-Systemen kann das Verständnis und die Akzeptanz erhöhen.
