Von der Datenerfassung bis zur Analyse: Wie wird die deutsche Verwaltung zum Datennutzungschampion?

18. März 2024 - Künstliche Intelligenz als Kerntechnologie wird zum integralen Bestandteil von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik. Zuletzt beschleunigt durch das Aufkommen von ChatBots wie ChatGPT steht die Diskussion um die Nutzung von Künstlicher Intelligenz im Verwaltungskontext immer stärker im Mittelpunkt. So auch bei dem diesjährigen Kongress Digitaler Staat des Behörden Spiegels. Die Bundesdruckerei-Gruppe diskutierte im Expertenpanel “Metadatenkataloge, KI, Sprachmodelle – wie die deutsche Verwaltung zum Datennutzungschampion” wird am 12. März 2024 zu den Potenzialen von Datennutzung in der Verwaltung.  

Wie gelingt es, Daten innerhalb der Verwaltung dank KI zu nutzen? Welche Potenziale und Anwendungsszenarien ergeben sich? Welche Hürden gilt es zu meistern und wie werden KI-Projekte erfolgreich aufgesetzt? Mit diesen und weiteren Fragen beschäftigten sich Dr. Annerose Nisser, Data Scientist im Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK), Hans-Christian Mangelsdorf, Chief Data Scientist des Auswärtigen Amts, und Thomas Rysgaard Christiansen, Partner von Netcompany, gemeinsam drei KI-Experten der Bundesdruckerei-Gruppe: Benjamin Thiering, Maxim Schnjakin und Michael Windisch.  

Potenziale Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung 

Die größten Errungenschaften von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung seien vor allem bei repetitiven Prozessen zu erwarten, die den Umgang mit hohen Datenbeständen erfordern, beispielsweise im Rahmen klassischer Fachverfahren, erläuterte Hans-Christian Mangelsdorf. Braucht es dazu auch Kreativität, die sich in einem abgesteckten Rahmen bewegt wie bei Reden und Sachständen, dann könne KI bei der Vorbereitung enorm unterstützen. Ebenso bei der schnellen und einfachen Auswertung großer Datenmengen beispielsweise mithilfe von Mustererkennung.  

Nutzerzentrierung als Erfolgsfaktor  

Besonderes Augenmerk solle vor allem darauf liegen, den Nutzer in den Fokus zu stellen und die Arbeitsprozesse in der Verwaltung zu Beginn sorgfältig zu analysieren, so Mangelsdorf. Maxim Schnjakin, Projektleiter des KI-Kompetenz-Centers bei der Bundesdruckerei GmbH, bekräftigt diesen Punkt – es gehe nicht darum, KI nur um der KI-Willen einzusetzen. Künstliche Intelligenz sei ein Werkzeug. “Zuerst müsse es immer darum gehen, das Problem und die Herausforderung wirklich zu verstehen. Erst dann sollte man die Frage stellen, womit löse ich das?”, so Schnjakin. “KI ist stark darin, Muster zu erkennen, mit großen Datenmengen zu arbeiten, Ergebnisse zu finden und zu analysieren. Ob KI am Ende wirklich die Antwort auf die jeweilige Problemstellung ist, ist immer abhängig von der konkreten Aufgabe und dem Kontext“. 

Innovation durch Zusammenarbeit  

Auch Dr. Annerose Nisser vom BMWK sieht den Nutzer im Zentrum der Erleichterung durch Technologieeinsatz. In der Arbeit des Datenlabors ihres Ministeriums ist die Analyse des typischen Arbeitsalltags der Mitarbeitenden die Ausgangslage für Innovationen. Aus dieser Nutzerzentrierung ergeben sich häufig dieselben Fragestellungen für die Datenlabore der Ministerien, insbesondere bei Bewältigung der anfallenden Datenflut. Der interministeriale Austausch und die enge Zusammenarbeit der Datenlabore auf Arbeitsebene ermögliche es, die beste Lösung für gemeinsame Problemstellungen zu erarbeiten. Oft gehe es auch um simple Lösungen im Bereich Automatisierung und Prozessoptimierung, die in der täglichen Arbeit jedoch einen riesigen Unterschied machen. „Wir versuchen bei bestimmten Anwendungsfällen gemeinsam zu arbeiten und uns auszutauschen, damit das, was in einem Ministerium erarbeitet wurde, auch in einem anderen Ministerium verwendet werden kann“, sagte Dr. Nisser.  

Voraussetzungen für die Anwendung von KI  

Um KI-Anwendungen zu entwickeln, braucht es den notwenigen Zugang zu Daten. Die Verfügbarmachung von Daten ist die Grundlage für jegliche Lösungsentwicklung. Man müsse sogar noch einen Schritt vorher ansetzen, führt Michael Windisch, Senior Innovation Developer der Bundesdruckerei GmbH, aus. Man müsse erst einmal wissen: Wo liegen die Daten? Welche Daten habe ich in welchem Format? Darf ich die Daten benutzen? Zu welchem Zweck wurden die Daten erhoben und welche gesetzliche Grundlage liegt dahinter? “Erst durch solche Metadateninformation wird deutlich, wie über die Daten verfügt werden kann und ob die Datenbasis geeignet ist, um die KI-Anwendung umzusetzen”, so Windisch. “Wenn diese Information vorliegen, folgt die Auseinandersetzung mit der Frage, wie die Prozesse automatisiert und die Daten angebunden werden können, um Datalakes zu bauen und darauf KI zu trainieren”.  

Hans-Christian Mangelsdorf vom Auswärtigen Amt ergänzte, man brauche Data Governance, also Datenstrategien, Data Stewards und eine KI-Charta, um Vertrauen intern und extern zu schaffen. Dazu die Data Literacy, also das Wissen über die Chancen und Risiken der KI- und Datennutzung sowie auch die Kompetenz, damit wirklich zu arbeiten. „Und einfach gesagt: Wir brauchen die richtigen Werkzeuge für die schnelle Lösung von Problemstellungen. Bevor wir über die Arbeit mit Datenanalyse und KI sprechen, brauchen wir ein Toolset von Eigenentwicklungen vom Dashboard bis zum Chatbot, wie dies zum Beispiel mit der Plattform des Bundes für Datenanalyse, PLAIN, bereitgestellt wird.“ Mangelsdorf: „Letztlich ist es so: Wir müssen uns an die Technologie herantrauen und einfach mal machen.“