Die E-Akte kommt! So läuft rechtssicheres Scannen

Magazin TR-RESISCAN

Die E-Akte ist ein Meilenstein für die Digitalisierung der Verwaltung. Wie auch Papierdokumente in sie übergehen können, beschreibt das BSI in seiner TR RESISCAN für ersetzendes Scannen.

Die E-Akte lohnt sich schon jetzt

Mächtige Aktenberge auf den Schreibtischen, wuchernde Blätterwälder in den Archiven und mittendrin pulsiert das Arbeitsleben – Bilder eines Streifzugs durch die hiesige Verwaltungslandschaft. Zwar läuft in Deutschlands Behörden vieles digital ab, dennoch ist Papier im Arbeitsalltag noch allgegenwärtig. Seit dem Jahreswechsel 2020 sind die Institutionen des Bundes dabei, auf elektronische Aktenführung umzusteigen – eine zentrale Vorgabe des E-Government-Gesetzes. Die Justiz muss deutschlandweit bis 2026 nachziehen.

Für Landesbehörden und Bürgerämter fehlt es meist noch an verbindlichen Fristen. Trotzdem sollten auch sie sich damit beschäftigen, auf die E-Akte umzustellen. Weil sie ohnehin kommen wird. Und weil sie sich lohnt. Papierbasiertes Arbeiten kostet Zeit, nagt an der Effizienz und ist schon gar nicht kompatibel mit mobilem Arbeiten. Zudem wachsen mit jedem Dokument die Archive und mit ihnen die Lagerungskosten. Papierbestände zu digitalisieren, ergibt also in vielerlei Hinsicht Sinn – wenn man es richtig angeht: Damit handliche Dateien nämlich genauso rechtswirksam sind wie Gedrucktes, muss beim Digitalisieren der Beweiswert erhalten bleiben.

 

Ersetzendes Scannen für volle Rechtssicherheit

Den Prozess, den es dafür braucht, beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN). Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit ihren gedruckten Originalen übereinstimmen. Sie haben die gleiche Beweiskraft wie die Papierversionen und fließen später in der E-Akte zusammen. Die Originale hingegen werden – bis auf einige besonders sensible Ausnahmen – vernichtet.

Hohe Anforderungen, die vor allem einen Schluss zulassen: Mit standardisiertem Scannen kommen Behörden hier nicht weit. Die TR RESISCAN verlangt nach professionellen Dienstleistern. Das gilt umso mehr, weil das komplexe Scan-Verfahren nur einer von vielen Schritten auf dem Weg zum rechtssicheren digitalen Dokument ist. Jedes Projekt erfordert gemäß der BSI-Richtlinie zunächst eine intensive Analysephase, bei der auch der Dienstleister unterstützen sollte. Gemeinsam mit dem Kunden ermittelt er den Schutzbedarf der Dokumente.

Dieser Schutzbedarf entscheidet, welche elektronische Signatur einen Scan am Ende unveränderbar macht. Der Integritätsnachweis ist neben einer ausreichenden Scan-Qualität ausschlaggebend dafür, dass der Beweiswert des Originals auf das digitale Abbild übergeht. Höchste Rechtssicherheit wird durch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gewährleistet. Beziehen kann der Scan-Dienstleister Signaturen wie Siegel übrigens nur bei qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) gemäß der eIDAS-Richtlinie. Einer von ihnen ist D-TRUST, ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe.

„Das ersetzende Scannen ist ein Meilenstein auf dem Weg der Digitalisierung der Verwaltung und bei der Umsetzung der sicheren E-Akte.“
Arne Schönbohm, Präsident des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

Schnellere Prozesse dank optischer Zeichenerkennung

Anders als der Integritätsnachweis ist die optische Zeichenerkennung (OCR) keine Pflicht. Allerdings hat es durchaus etwas für sich, das Smart Feature in den Scan integrieren zu lassen. Denn dank ihm profitieren Behörden von einer Volltextsuche, ganz gleich, wie das Ausgabeformat lautet. Damit können Mitarbeiter die gescannten Dokumente in ihre Fachverfahren einbinden und bequem recherchieren.

Abseits von allen digitalen Finessen bietet der Scan-Dienstleister noch eine Reihe weiterer Services: Zu ihnen gehören neben der Datenübermittlung der sichere Transport und die Vorbereitung der Papierdokumente für das Digitalisieren – Entklammern, Glätten und Kleben inklusive. Zum Schluss geht es dann an die zertifizierte, datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.

Vermissen werden das Papier wahrscheinlich die wenigsten. Zu schnell dürfte sich die Entlastung der Archive und Lager finanziell bemerkbar machen. Zudem verschlanken die digitalen Dokumente Prozesse, weil sie aufs Wesentliche reduziert, frei von Medienbrüchen und räumlich ungebunden zur Verfügung stehen. Das Arbeitsleben wird in der Verwaltung also auch nach dem ersetzenden Scannen pulsieren. Nur ohne Papierberge.

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