Wie Sie in vier Schritten die händische Unterschrift ablösen können

Papierbasierte Vorgänge sind in Zeiten der Digitalisierung oft nicht zeitgemäß, damit zeit- und geldraubend. Sehr viele dieser Vorgänge können längst sicher und schnell digital erledigt werden. Lutz Graf von der Bundesdruckerei GmbH erklärt in vier Schritten, wie Sie mit sign-me medienbruchfrei und komfortabel in Ihrem Unternehmen die verbindliche elektronische Unterschrift per Fernsignatur sicher einsetzen. Seien Sie in Ihrem Unternehmen fit für Europa und setzen Sie mit sign-me die neue EU-Verordnung über die „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt“ (eIDAS), welche am 01. Juli 2016 für alle EU-Mitgliedstaaten in Kraft trat, um. eIDAS soll Behörden, Unternehmen und Verbrauchern eine vertrauenswürdige elektronische Interaktion ermöglichen.

Schritt 1: eIDAS-Verordnung umsetzen und papierbasierte Prozesse überwinden

50 Prozent der IT-Anwender weltweit bezeichnen die händische Unterschrift als größte Hürde auf dem Weg zu „papierfreien“ Prozessen. Gleichzeitig nutzen bereits 50 Prozent der unter 30-Jährigen ihr Smartphone für Bankgeschäfte und schöpfen somit die technischen Möglichkeiten aus. Dies zeigt, dass die Bereitschaft zur Nutzung von onlinebasierten Anwendungen groß ist.   

Mit der eIDAS-Verordnung wurde ab Sommer 2016 die rechtliche Grundlage geschaffen, die onlinebasierte elektronische Unterschrift mittels der Fernsignatur und damit ohne ein Kartenlesegerät durchzuführen. Für die Fernsignatur mit sign-me brauchen Sie keine Signatursoftware oder Signaturkarte. Sie kann einfach über ein Tablet oder PC und Smartphone initiiert werden.

Schritt 2: Geld und Ressourcen einsparen mit sign-me

Die Lösung der Bundesdruckerei für die verbindliche Online-Unterschrift ist sign-me, welche sich einfach und unkompliziert in Ihr Internetportal einbinden lässt. Während Sie heute Öffnungszeiten anbieten und Zeit für das Versenden und Rückschicken einplanen müssen, integriert sich sign-me komfortabel in bestehende Infrastrukturen und Workflows und ermöglicht somit automatisierte Vorgänge. Durch die Nutzung von sign-me erhalten Sie nicht nur ein einfaches Verfahren mit hoher Nutzfreundlichkeit und der Erfüllung aller eIDAS-Anforderungen, sondern arbeiten auch zu 100 Prozent papierlos. Durch die Ortsunabhängigkeit einer Internetanwendung bietet sign-me einen einzigartigen Rund-um-die-Uhr-Service und die online signierten Dokumente können sofort von Ihnen weiterverarbeitet werden.

Ein Beispiel:

Ein Kunde entscheidet sich einen Handyvertrag abzuschließen. In der Vergangenheit musste das Dokument mindestens zweimal ausgedruckt, per Briefpost versandt und ein Postidentifikationsverfahren durchlaufen oder ein Kundentermin erneut vereinbart werden.
Wenn der Kunde bis dahin seine Meinung nicht geändert und den Vertrag zurück geschickt hat, mussten Sie anschließend wieder alles aufwendig digitalisieren.

Mit sign-me haben Sie nicht nur eine hohe Kostenersparnis durch bis zu 100 Prozent papierloses Arbeiten und das Einsparen der Archivierung der ausgedruckten Dokumente. Der Kunde und Sie haben somit eine enorme Zeitersparnis. Mit sign-me verbessert Ihr Unternehmen seine Wirtschaftlichkeit und für den Kunden erhöht sich der Komfort. Wartezeit und Portokosten gehören dann der Vergangenheit an.

Schritt 3: sign-me in der Praxis

Im Folgenden zeigen wir Ihnen an Beispieldarstellungen, wie sign-me funktionieren könnte.

1: Einleitung des Signaturprozesses

Zur Anwendung von sign-me benötigt Ihr Kunde keine Signatursoftware oder eine eigene Signaturkarte. Der sign-me Signatur-Service wird in den bestehenden Bestellprozess des Mobilfunkanbieters integriert. Der Kunde gelangt automatisch innerhalb des Bestellprozesses auf die sign-me Oberfläche, die sich als PopUp oder Overlay über die Seite des Mobilfunkanbieters legt.

2: Kostenlose Registrierung

Ist der Kunde noch nicht bei sign-me registriert, durchläuft er einen Registrierungsprozess und wird im Anschluss (siehe Schritt 3) identifiziert.

Wenn der Kunde bereits bei sign-me registriert und verifiziert ist, muss er lediglich bei dem aufgerufenen Handyvertrag-Dokument auf „Online Unterschreiben mit sign-me“ klicken. Danach loggt sich der Anwender bei sign-me mit seinem Benutzernamen und seiner Vorgangsnummer ein und Schritt 2 und 3 entfallen. Der Kunde geht sofort über zu Schritt 4.

3: Persönliche Verifizierung

Um die Verbindlichkeit der Online-Unterschrift zu gewährleisten, durchläuft jeder Nutzer eine einmalige Identitätsprüfung. Dafür stehen moderne und sichere Verfahren zur Verfügung, darunter die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises, die Online-Identifizierung und die Identifizierung am Point-of-Sales.

4: Dokument rechtssicher digital unterschreiben

Nach erfolgreicher Prüfung steht der Fernsignatur nichts mehr im Wege. Der Kunde erhält auf dem Smartphone einen persönlichen Code zugeschickt, den er nun online eingeben muss. Danach bestätigt der Anwender und klickt das Feld „Online unterschreiben“ an. Das Dokument wird unmittelbar online unterschrieben.

Über das sign-me Portal erscheint ein optisches Merkmal auf seinem digital unterschriebenen Dokument.

Der Kunde hat den Vertrag erfolgreich und rechtssicher unterschrieben. Das Dokument kann sofort vom Unternehmen weiterverarbeitet werden und der Kunde kann es an seine persönliche E-Mail Adresse senden.

Vorteile auf einem Blick

• 100 Prozent papierlos
• Medienbruchfreier Vertragsabschluss
• Schneller als mit händischer Unterschrift
• Ohne zusätzliche Kosten für den Endkunden
• eIDAS-konform
• Unkomplizierte Einbindung von sign-me in bestehende Infrastrukturen und Workflows
• Einfaches Verfahren mit hoher Nutzerfreundlichkeit