Vergütung Ausbildung
Case Study

Digitale Schnittstellen für Versicherte der AOK

E-Siegel als Integritätsschutz für elektronische Dokumente

Angestellte bei Krankenkassen bedienen täglich die Anliegen von Millionen von Versicherten. Dabei stehen die Kundenzufriedenheit und damit auch schnelle Prozesse im Vordergrund. Die stetige Optimierung von Arbeitsabläufen macht Krankenkassen so schon seit vielen Jahren zu Vorreitern bei Digitalisierungsmaßnahmen. Zusätzlich sind sie gegenüber offiziellen Prüfstellen und Ministerien zu Transparenz verpflichtet. Im Spannungsfeld zwischen sicheren Nachweisen und medienbruchfreien digitalen Prozessen setzt auch die AOK an vielen Stellen bei elektronischen Dokumenten auf den Integritätsschutz und den Herkunftsnachweis mittels qualifizierter elektronischer Siegel.

E-Siegel und Datenkonvertierung bei der AOK Systems

Die AOK Systems bietet als IT-Systemhaus Lösungen und Software für Krankenkassen. Dabei sind nicht nur die jeweiligen Landesverbände der Allgemeinen Ortskrankenkassen Kunden von AOK Systems, sondern auch viele weitere gesetzliche Krankenkassen. Seit 2015 arbeitet AOK Systems mit den Konvertierungslösungen von SEAL Systems. In der flexiblen Architektur sind zum einen die Software der intarsys GmbH und zum anderen die Siegelkarten von D-Trust eingebunden, mit denen am Ende die qualifizierten elektronischen Siegel aufgebracht werden. Dabei werden den Kunden drei mögliche Schnittstellen für die elektronische Siegelung von Dokumenten angeboten:

  • Ein reiner Siegelauftrag ohne Zusatzkonvertierung
  • Eine Zusammenführung von Dokumenten (Merge) mit dem Anbringen eines Siegels
  • Eine Konvertierung in den PDF-A-Standard mit dem Anbringen eines Siegels

Ein Beispiel für die Konvertierung mit anschließendem Siegeln: Ein Kunde lädt über die App der Krankenkasse das Foto eines Dokuments hoch, z. B. eines Erstattungsantrags oder einer Krankmeldung. Dieses Foto wird in PDF-A konvertiert und dann für die Archivierung elektronisch gesiegelt. Damit kann die Authentizität des Dokuments im digitalen Archiv auch zu einem späteren Zeitpunkt nachgewiesen werden.

„Der große Vorteil ist, dass die Siegel nahtlos in der Verarbeitungsinfrastruktur eingebettet sind. Wir haben auch jederzeit die Möglichkeit, über Prüfverfahren zu kontrollieren oder nachzuweisen, dass ausschließlich integritätsgesicherte Dokumente ins Langzeitarchiv übernommen werden.“

Sebastian Angerstein, Geschäftsbereich Dokumentenmanagement, AOK Niedersachsen

Digitaler Posteingang im Fokus der AOK Niedersachsen

Insbesondere aufgrund der über die Krankenkassen auf der Basis dieser Dokumente abgerechneten Beträge, aber auch in Zusammenhang mit dem Verarbeiten sensibler Personendaten ist die Absicherung von Integrität und Authentizität über die Siegel ein wichtiger Aspekt. Auch für die AOK Niedersachsen: Als ein bei der AOK Systems eingebundener Landesverband nutzt sie die Schnittstelle zum elektronischen Siegeln mit bis zu drei Multi-Siegelkarten der D-Trust. Eine Multi-Siegelkarte wird im Workflow direkt eingebunden und im Gegensatz zu Standard-Siegelkarten nicht am Einzelarbeitsplatz verwendet. Über sie ließen sich mehrere zehntausend Dokumente pro Stunde im Prozess direkt mit dem qualifizierten elektronischen Siegel versehen.

Der AOK Niedersachsen war schnell klar, dass qualifizierte elektronische Siegel nicht nur der richtige Weg bei der Digitalisierung und Archivierung von eingehenden Papierdokumenten sind, sondern dass sie auch für die stetig steigende Zahl an digitalen Posteingängen das Mittel der Wahl darstellen. Und so ist die Krankenkasse bei der Projektumsetzung klarer Vorreiter, sie führte die elektronischen Siegel gemäß der eIDAS-Verordnung der EU schon im Jahr 2017 ein.

Qualifizierte elektronische Siegel stellen die Herkunft und Unversehrtheit von elektronischen Dokumenten sicher. Sie werden von einem Vertrauensdiensteanbieter – im konkreten Fall von D-Trust – für eine juristische Person ausgegeben. Empfänger der gesiegelten Dokumente können so deren Herkunft prüfen und sicher sein, dass sie tatsächlich von der im Siegel eingetragenen juristischen Person ausgestellt wurden. Durch die Siegelung wird gleichzeitig der gesiegelte Stand des Dokuments festgehalten. Eine nachträgliche Veränderung wäre so für Dritte einfach und schnell erkennbar – und ist deshalb nicht attraktiv.

Im bestehenden Prozess bei der AOK Niedersachsen werden Dokumente, die auf elektronischem Weg eintreffen – E-Mails, Webformulare oder Dateiuploads der Versicherten –, über den Konvertierungsserver der SEAL Systems in PDF-A konvertiert und mittels des Signaturservers der intarsys GmbH in Verbindung mit den D-Trust-Siegelkarten qualifiziert elektronisch gesiegelt. Auf diesem Weg werden wöchentlich mehrere tausend elektronisch eingehende Dokumente für die Weiterverarbeitung in den internen Prozessen qualifiziert gesiegelt. Der voll automatisierte Prozess läuft im Hintergrund und ermöglicht den Mitarbeitern der AOK Niedersachsen eine medienbruchfreie Nutzung der Dokumente. Darüber hinaus garantieren die qualifizierten Siegel, dass im Langzeitarchiv ausschließlich integritätsgesicherte Dokumente eingespielt werden und Kontrollen und Nachweise entsprechend immer möglich sind.

Zusätzlich zu den elektronischen Posteingängen wird an über 100 Standorten der AOK Niedersachsen die Anwendung „Scan2Akte“ mit qualifizierten Siegeln unterstützt. Über Scan-Multifunktionsgeräte werden Daten in Papierform automatisiert bei der Digitalisierung mit wichtigen Attributen ergänzt und mittels Siegel vor Manipulation geschützt. Am Ende erfolgen die Zuordnung zur passenden elektronischen Akte und die Archivierung. In den Niederlassungen hat sich durch die einheitliche Vorgehensweise nicht nur die Menge der per Post versandten Papiere verringert. Vor allem schlägt hier der eingesparte zeitliche Faktor zu Buche. Die notwendigen Dokumente sind wesentlich schneller für die Bearbeiter digital zugänglich.

Der Ablauf aus Sicht des Versicherten

Den Versicherten steht die Wahl offen. Sie können jederzeit Daten über die Geschäftsstellen oder online einreichen. Ebenso sicher können sie über die Online-Geschäftsstelle mit den Kundenberatern elektronisch kommunizieren. Der Versicherte identifiziert sich in der App, z. B. mittels VideoIdent und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Innerhalb der App wird z. B. ein Schreiben des Kundenberaters zur Verfügung gestellt. Dieses Dokument verweist auf ein vorbefülltes Webformular, das vom Kunden fertig ausgefüllt und bestätigt werden soll. Es erfolgt ein Upload dieser Unterlagen. Genau zu diesem Zeitpunkt greift der Workflow von Konvertierung und Siegelung. Gesiegelt werden die XML-Formulardaten sowie eventuelle zusätzliche Datenuploads. Einsatzbereiche hier sind beispielsweise Unfallfragebögen oder Fragen zur Familienversicherung.

Nutzen für Versicherte und die Krankenkasse

Die digitalen Prozesse bringen für beide Seiten klare Vorteile: Für die Versicherten sind die Daten schnell verfügbar. Durch Abfotografieren über das Smartphone etwa können sie ein Dokument einfach und schnell einreichen. Es entfallen Wege des Postversands. Für die AOK verbessert sich die Rücklaufquote von Dokumenten, die sie von den Versicherten angefordert hat, und durch die digitale Bereitstellung von Unterlagen an die Mitarbeiter können Prozesslaufzeiten verkürzt und Medienbrüche vermeiden werden.

„Das eingesetzte System bietet uns als AOK Systems eine riesige Flexibilität. So stellen wir den Kunden in unserer GKV-Branchenlösung oscare® eine integrierte Funktionalität zur Verfügung, in der parameterbasiert gesteuert werden kann, welcher Serviceaufruf erfolgt. Es wird je nach Anforderung das elektronische Siegel in der Stand-alone-Version, mit einer passenden Konvertierung oder mit einem Merge-Prozess angestoßen.“

Michael Baumgärtner, Geschäftsbereich Produkt- & Releasemanagement, AOK Systems

Ausblick

Ziel bei der AOK ist immer, Prozesse zu optimieren und zu harmonisieren. Dabei sind gut funktionierende Entwicklungen auch immer von weiteren Landesverbänden gefragt. Dabei steht die AOK Systems als technischer Dienstleister an der Schnittstelle. Neben dem Einsatz der Siegel im Umfeld von digitalen Daten bei der AOK Niedersachsen laufen in vielen weiteren Verbänden spannende Projekte mit Unterstützung der AOK Systems, bei denen qualifizierte elektronische Siegel zum Einsatz kommen und deren Entwicklung Vorteile für die Versicherten mit sich bringt. Die Einbringung des qualifizierten elektronischen Siegels nach der validen Aufarbeitung und Konvertierung sorgt in jedem Fall für Zukunfts- und Nachweissicherheit.

Über AOK Niedersachsen. Die Gesundheitskasse.

Die AOK Niedersachsen ist die größte Krankenversicherung in Niedersachsen. Mehr als 2,9 Millionen bei uns versicherte Menschen werden von 6.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreut. Unser Markenzeichen ist und bleibt die regionale Kompetenz. Wir sind persönlich für unsere Versicherten da: Mit über 100 Standorten zwischen Nordsee und Harz sind wir vor Ort. Zusätzlich stehen rund um die Uhr digitale Services zur Verfügung. Als größter Partner im niedersächsischen Gesundheitswesen haben wir Gestaltungskraft. Wir investieren gezielt in die Gesundheit der Menschen sowie in eine qualitativ hochwertige medizinische Versorgung vor Ort. Mit unseren Vertragspartnern pflegen wir faire, zukunftsorientierte Beziehungen. Durch unsere finanzielle Stabilität und Souveränität überzeugen wir als verlässliche Krankenversicherung. Gemeinsam mit unseren Partnern im Gesundheitswesen, in der Politik und den Wirtschaftsunternehmen tragen wir Verantwortung für die Menschen in Niedersachsen. Der Markenkern der AOK ist die Gesundheitskasse. Sie steht für die Werte „Gesundheit gestalten“, „Verantwortung übernehmen“, „Nähe erlebbar machen“ und „individuell stärken“.

Über SEAL Systems

SEAL Systems ist als inhabergeführtes Unternehmen Marktführer für unternehmensweites Output-Management sowie für Dokumenten- und Dateikonvertierung. Mit den Produkten von SEAL Systems wird die Erzeugung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten und technischen Unterlagen einfacher, sicherer und effizienter. Mehr als 120 Mitarbeiter kümmern sich um individuelle Kundenwünsche, wie auch die der AOK Niedersachsen und der AOK Systems, die schnell und zielgerichtet umgesetzt werden.

Über intarsys

Die intarsys GmbH bietet qualitativ hochwertige und technologisch führende Softwareprodukte und -komponenten zur Erzeugung und Prüfung von elektronischen Signaturen, Siegeln und Zeitstempeln sowie zur beweissicheren Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten gemäß der eIDAS-Verordnung an. Nahezu alle Vertrauensdiensteanbieter im deutschsprachigen Raum zählt intarsys dafür inzwischen zu seinen Kunden. Auch große und mittelständische Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen wie z. B. Luftfahrt, Post und Telekommunikation, Wirtschaftsprüfung, Unternehmens- und Steuerberatung, Entsorger, Banken und Versicherungen, E-Health sowie Systemhäuser wie d.velop, Bechtle und SEAL Systems vertrauen seit Jahren dem Karlsruher Softwarespezialisten. Die intarsys-Software kann auf allen gängigen Betriebssystemen als Client, Server, Terminalserver oder im Web eingesetzt werden. Damit ermöglicht intarsys seinen Kunden, die Signatur auch auf mobilen Geräten zum Unterzeichnen von Dokumenten mit höchster Beweiskraft zu nutzen.

Über D-Trust

Die D-Trust GmbH mit Sitz in Berlin ist ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Technologisch ausgereifte Lösungen machen es zu einem Vorreiter für sichere digitale Identitäten. So stärkt das Unternehmen das Vertrauen in die Digitalisierung. Als unabhängiger und qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist D-Trust bereits seit 2016 im Rahmen der eIDAS-Verordnung bei der Bundesnetzagentur gelistet. Das Unternehmen übersetzt Vertrauen in konkrete Produkte: Es stellt rechtssichere und zertifizierte Vertrauensdienste wie digitale Zertifikate und elektronische Signaturen zur Verfügung. Sie entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards moderner Infrastrukturen und ermöglichen sichere digitale Identitäten für Unternehmen, Behörden und im privaten Umfeld.

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