Erfolgreiche Siegel-Migration in der digitalen Verwaltung

Hintergrund

Der Landkreis Cloppenburg ist ein wichtiger Akteur in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung. In seinem Bauamt setzt er auf ein spezialisiertes Fachverfahren, das den gesamten Signaturprozess für die elektronische Siegelung steuert. Über dieses Fachverfahren werden Dokumente wie Baubescheide, Abbruchgenehmigungen oder Kostenbescheide komplett elektronisch ausgestellt. Ursprünglich war geplant, dass rund 50 Mitarbeitende über die eigene Fachanwendung siegeln können, mit einer anfänglichen Prognose von etwa 10.000 Siegeln pro Jahr.

Im Jahr 2024 wurde die D-Trust-Lösung portiQ local an das Fachverfahren angebunden, um Multisiegelkarten mit integriertem Zeitstempel zu nutzen. Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) begleitete den Landkreis als strategischer Partner und übernahm das Hosting der On-Premise-Lösung im eigenen Rechenzentrum. Für maximale Flexibilität wurde die Lösung in einer virtuellen Umgebung bereitgestellt. Während des Betriebs zeigten sich bei der Erkennung der physischen Siegelkarten über Lesegeräte technische Einschränkungen, die zu Verzögerungen im Arbeitsablauf führten. Durch die enge Zusammenarbeit konnten die Herausforderungen gemeinsam analysiert und die daraus gewonnenen Erkenntnisse in die erfolgreiche Implementierung der neuen Siegel-Lösung einfließen.

Zielsetzung

Angesichts der aufgetretenen Probleme mit der Siegelkartenbasierten Lösung war das primäre Ziel, eine stabilere, zuverlässigere und zukunftssichere Lösung für die elektronische Siegelung zu implementieren. Der Wunsch des Landkreises Cloppenburg war es, die bestehenden technischen Herausforderungen zu beseitigen, die Skalierbarkeit für zukünftige Anforderungen zu gewährleisten und die eigene Datenhoheit zu wahren. Die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Partner war dabei von entscheidender Bedeutung.

Lösung

Um die Prozesse zu optimieren, wurde die Öffnung der Schnittstelle zum D-Trust-Fernsiegeldienst seal-me beschlossen. Seal-me wird direkt über die bestehende portiQ-local-Installation angebunden. Die Kommunikation zwischen dem Fachverfahren und portiQ local erfolgt weiterhin über eine Standard-API. portiQ local kommuniziert im Anschluss mit dem seal-me-Server bei D-Trust.

Ein zentraler Aspekt für den Landkreis war die Beibehaltung der Datenhoheit. Mit der On-Premise-Lösung portiQ local verlassen die Daten zu keinem Zeitpunkt die Umgebung des Kunden. Für den Siegelprozess werden keine Dokumente an D-Trust übermittelt. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich über Hashwerte, die vom Dienst gesiegelt und in die Lösung zurückgegeben werden. Dort werden die gesiegelten Hashwerte wieder mit den ursprünglichen Dokumenten verknüpft. Für die Umstellung waren ein Vertragsupdate zwischen dem Landkreis Cloppenburg und D-Trust sowie eine Anpassung der Lizenzierung von portiQ local notwendig, da unterschiedliche Module für Siegelkarten und den Fernsiegeldienst zum Einsatz kommen. Technologiepartner von D-Trust für die portiQ-local-Lösung ist die SecCommerce GmbH.

Ergebnis

Seit der Umstellung läuft seal-me stabil und zuverlässig. Die zuvor aufgetretenen Probleme mit der Siegelkarten-Erkennung und Serverneustarts sind beseitigt. Die Lösung hat sich als robust erwiesen und erfüllt die Anforderungen des Landkreises an eine effiziente und sichere elektronische Siegelung.

Ausblick

Aktuell nutzt ausschließlich das Bauamt die Lösung, jedoch ist die Anbindung weiterer Fachverfahren aus anderen Ämtern an die Signaturlösung problemlos möglich. So ist die Lösung für den Kunden hochgradig skalierbar und ermöglicht eine schrittweise Ausweitung der digitalen Siegelung auf andere Bereiche der Verwaltung.

Die Umstellung auf den Fernsiegeldienst ist zudem zukunftssicher. Physische Siegelkarten haben eine begrenzte Gültigkeit (maximal 3 Jahre). Sie müssen regelmäßig erneuert und Siegel für die Langzeitarchivierung mit Zeitstempeln manuell gesichert werden. Zertifikate des Fernsiegeldienstes werden automatisch mit einem Zeitstempel versehen, und die Erneuerung der Zertifikate bei seal-me erfolgt bei Bedarf automatisch im Rechenzentrum von D-Trust. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und gewährleistet die langfristige Gültigkeit der gesiegelten Dokumente.