Datenschutzerklärung Upload- & Download-Portal (UDP)

1. Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit 

Für den sicheren Austausch von Dokumenten nutzen wir das Up-und Download-Portal (nachfolgend „UDP“) der FTAPI Software GmbH (nachfolgend „FTAPI“), Steinerstr. 15f, 81369 München. Mit Hilfe Ihrer E-Mail-Adresse können wir Berechtigungen vergeben und Ihnen auf sicherem Weg Dokumente zur Verfügung stellen. Das UDP bietet Ihnen die Möglichkeit, große und/oder sensible Daten zu übermitteln, ohne dass Sie spezielle Software installieren müssen. Die von FTAPI entwickelte SecuPass Verschlüsselung ermöglicht eine durchgängig (Ende-zu-Ende) verschlüsselte Übertragung beliebiger Dateien. Neben der höchstmöglichen Sicherheit ist das Besondere von SecuPass, dass diese Transfers zwischen beliebigen Personen (bzw. Endpunkten) stattfinden können, ohne dass diese aufwändig Schlüssel- bzw. Zertifikate erstellen und installieren müssen. Die SubmitBox Link bietet Ihnen die Möglichkeit, große und/oder sensible Daten über eine einfache Website zu versenden. Dafür muss Ihnen nur der Link (SubmitBox Link) des gewünschten Mitarbeiters oder der gewünschten Mitarbeiterin der Bundesdruckerei bereitgestellt werden. Für weitere Informationen siehe Anwenderhandbuch unter https://udp.bundesdruckerei.de/bdr/UDP_Anwenderdokumentation.pdf. 

2. Betroffene und Kategorien personenbezogener Daten 

Betroffen sind Personen, die aufgrund einer geschäftlichen, rechtlichen oder sonstigen Verbindung zu unserem Unternehmen Dokumente empfangen oder an uns übermitteln müssen. Zur Nutzung des UDP wird ausschließlich die E-Mail-Adresse benötigt, die Angabe von Vor- und Nachname, Firma, Telefon, Position und der präferierten Sprache ist genau so freiwillig wie die Hinterlegung einer Signatur für ausgehende Nachrichten. 

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur sicheren Übermittlung von Dokumenten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die sichere Übermittlung von Dokumenten ist als berechtigtes Interesse im Sinne dieser Vorschrift einzuordnen. 

4. Speicherdauer 

Wenn sie für einen Zeitraum von 180 Tagen inaktiv waren, werden ihre personenbezogenen Daten gelöscht. 

5. Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten 

Die Angabe der E-Mail-Adresse ist zwingend erforderlich, um den SubmitBox Link bereit zu stellen. Ohne die Angabe der E-Mail-Adresse kann das UDP daher nicht genutzt werden.