E-Rechnungsgesetz: Jetzt handeln

E-Rechnungsgesetz

Weniger Bürokratie, schnellere Zahlungsabwicklung, niedrigere Kosten, Ressourcenschonung: Diese Ziele verfolgt der Bund mit dem neuen E-Rechnungsgesetz. Die darin enthaltenen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung treten ab November 2018 für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Die Frist läuft

Die elektronische Rechnungslegung gilt als wichtiger Baustein, um den öffentlichen Bereich erfolgreich digital weiterzuentwickeln. Ab November 2018 müssen Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Im ersten Schritt gelten die Regeln für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane. Alle übrigen öffentlichen Auftraggeber, etwa Gemeinden, müssen ein Jahr später nachziehen. Ob es eine Verpflichtung für Geschäftspartner von Behörden zum Versand elektronischer Rechnungen geben wird, ist noch offen. Falls ja, tickt auch für diese Unternehmen und Organisationen die Uhr.

Um erfolgreich auf „E-Invoicing“ umzustellen, müssen entsprechende technische Komponenten vorhanden sein und behördeninterne Anpassungen vorgenommen werden. Dazu zählt etwa die Einrichtung eines digitalen Rechnungsworkflows oder eines revisionssicheren elektronischen Archivs.

Bundesdruckerei bietet Business Services

Wer es einfacher haben möchte, nutzt die Business Services der Bundesdruckerei. Sie ermöglichen es Behörden ein- und auch ausgehende Standarddokumente vollständig digitalisiert zu bearbeiten. Dazu zählen etwa Rechnungen, Bestellungen, Lieferavisen oder Bescheide. Elektronische Dokumente werden zentral über unterschiedlichste Übermittlungswege empfangen. Auf Wunsch übernimmt es die Bundesdruckerei, eingehende Papierdokumente mit hochwertigen Verfahren und einer Auflösung von bis zu 600 dpi zu scannen. Alle Rechnungen werden nach § 14 UStG überprüft. Mithilfe des Papierersatzprozesses können Nutzer zudem einfache Freigabeprozesse digitalisieren. Die Daten werden buchungsoptimiert aufbereitet. Um Behörden auf die elektronischen Rechnungen vorzubereiten, bietet die Bundesdruckerei auch entsprechende Beratung an.
 

70% beträgt die Ersparnis bei E-Rechnungen durch den Wegfall von Druck- und Portokosten – hinzukommen Einsparungen durch effizientere Prozesse.
Bundesdruckerei

Auch Unternehmen profitieren

Unternehmen, die künftig an Behörden elektronische Rechnungen senden wollen, profitieren auch von den Business Services. Sie können etwa unterschiedliche Dokumententypen vollkommen elektronisch oder als Hybridbrief versenden. Nutzer wählen einfach pro Empfänger das gewünschte Daten- oder Dateiformat und den Dokumententyp aus. Alle ausgehenden Rechnungen werden nach § 14 UStG überprüft und wahlweise auch elektronisch signiert.

Über die Business Services kann auch Briefpost versendet werden – mit Portorabatten und gebündelten Sendungen. Die Bundesdruckerei druckt, kuvertiert und versendet die Briefpost weltweit. Der zertifizierte und datenschutzkonforme Ablauf wird anhand von Barcodes gesteuert und kann jederzeit nachvollzogen werden.

Letztlich werden die Dokumente in anerkannten Langzeitformaten gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) archiviert. Der Service wird hohen Sicherheitsanforderungen gerecht und Nutzer können jederzeit auf alle Dokumente zugreifen.

Die Leistungen sind modular kombinierbar, können flexibel in automatisierte und papierbasierte Geschäftsprozesse integriert werden und sind für alle gängigen Dokumentenarten geeignet.

Die Business Services der Bundesdruckerei

Die Business Services umfassen folgende Leistungen:

  • Scanservice zur Digitalisierung der Eingangspost inkl. Datenaufbereitung
  • Empfang von Dokumenten im Wunschformat und unabhängig vom Versandformat
  • Versand von Dokumenten unterschiedlicher Arten
  • Druck-/Briefpostservice für industriellen Druck und Kuvertierung in Hochsicherheits-Druck-Zentren
  • Archivservice für die sichere Aufbewahrung in anerkannten Langzeitformaten.
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