Digitale Unterschrift für E Contracting

Digitale Signatur

Bundesdruckerei-Experte Detlef Fischer räumt mit den gängigsten Vorurteilen auf und nennt fünf Gründe, die Unterschrift auf Papier durch eine elektronische Signatur zu ersetzen.

Vorurteil 1: „Digitale Signaturen sind für Unternehmen doch gar nicht relevant“

Detlef Fischer: Fakt ist, digitale Unterschriften sparen Kosten ein und beschleunigen Prozesse. Per Hand getätigte Unterschriften auf Verträgen und anderen wichtigen Geschäftsdokumenten sind die größte Hürde auf dem Weg zu papierlosen Prozessen. Das sagen in einer Studie des Fachverbandes AIIM (Association for Information and Image Management) 50 Prozent der IT-Anwender weltweit. Rund die Hälfte der befragten Unternehmen druckt Dokumente – auch in mehrfacher Ausfertigung – aus, um sie anschließend zu unterschreiben und für das elektronische Archiv wieder einzuscannen. Die Folge dieser Medienbrüche sind hohe Prozesskosten, eine Beeinträchtigung der Produktivität und die Vergeudung von Ressourcen.

Vorurteil 2: „Digitale Signaturen stecken noch in den Kinderschuhen.“

Detlef Fischer: In Deutschland gibt es ausgereifte Lösungen  und einen klaren rechtlichen Rahmen für den Einsatz digitaler Signaturen. Das höchste Sicherheitsniveau, die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES), ist der Unterschrift auf Papierdokumenten in der Rechtswirkung gleichgestellt. Die hierfür benötigten digitalen Zertifikate werden durch Trustcenter  ausgestellt, die staatlich geprüft sind und strengen Sicherheitsauflagen unterliegen. Dort erhalten Anwender auch umfangreiche Hilfestellung bei allen Fragen rund um die Einführung von Signaturlösungen.

Vorurteil 3: „Die Optimierungspotenziale digitaler Signaturen für Unternehmensprozesse sind doch eher gering“

Detlef Fischer: Fakt ist, die Vorteile sind umfangreich. Digitale Signatur-Lösungen sorgen dafür, dass Prozesse, die einer Unterschrift bedürfen, erstmals durchgängig elektronisch gestaltet werden können. Ein wichtiger Einsatzbereich ist das E-Contracting, das die komplette elektronische Abbildung von Vertragsprozessen beinhaltet. Das Optimierungspotenzial erstreckt sich dabei auf alle Unternehmensbereiche – zum Beispiel Lieferantenverträge im Einkauf, Kaufverträge im Vertrieb, Exportgenehmigungen in der Logistik oder die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.

Vorurteil 4: „Digitale Signaturen lassen sich nur national einsetzen“

Detlef Fischer: Unternehmen können die Vorteile digitaler Signaturen bald auch europaweit nutzen. Mit der neuen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt der Europäischen Union (eIDAS) ist der Austausch elektronischer Unterschriften ab 2016 EU-weit einheitlich geregelt. Dann heißt es: Eine eIDAS-konform getätigte elektronische Unterschrift ist in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union gültig.

Vorurteil 5: „Elektronisch zu unterschreiben ist viel zu kompliziert“

Detlef Fischer: Die webbasierte Signaturplattform sign-me der Bundesdruckerei vereinfacht die Handhabung elektronischer Unterschriften erheblich. Dabei bietet sign-me Rechtssicherheit und schützt die Daten im gesamten Prozess des elektronischen Unterschreibens. Weder ist die Installation spezieller Signatur-Software noch die Einbeziehung von Signaturexperten notwendig. Und: Bereits jetzt ist sign-me eIDAS-konform.

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