Datenschutzhinweise der Bundesdruckerei GmbH für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren. Wir weisen insbesondere darauf hin, dass wir keinerlei Daten der Kommunikation aufzeichnen und „Zoom“ mit einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung einsetzen. Somit ist die Vertraulichkeit der Kommunikationsinhalte gewahrt. Die Aktivierung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erkennen Sie im laufenden Meeting an einem grünen Schild mit verschlossenem Vorhängeschloss in der oberen linken Ecke.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Bundesdruckerei GmbH.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem (1) Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Die folgenden Grundsätze sollten von Ihnen beachten werden und soweit möglich als Voreinstellung in der Videokonferenzsoftware vorgenommen werden:
- Videokonferenzsoftware nicht automatisch beim Hochfahren des Computers starten.
- Beim Betreten eines VC-Raums das Mikrofon automatisch stumm schalten.
- Überprüfen Sie vorab Ihr eigenes Videobild, ob es Objekte enthält, die nicht gesehen werden sollten.
- Wählen Sie Ihre Meeting-ID bzw. Meeting-URL möglichst kryptisch und keinesfalls sprechend (z.B: Ihr Name oder Ihre Telefonnummer), damit sie nicht erraten werden kann.
- Vergeben Sie ein Passwort zum Betreten des Meeting-Raums.
- Geben Sie die Zugangsdaten zu dem Meeting nur an die geplanten Teilnehmer.
- Beobachten Sie als Veranstalter des Meetings die Teilnehmer. Reagieren Sie sofort, wenn ein nicht eingeladener Teilnehmer erscheint.
- Halten Sie die Videokonferenzsoftware (oder den Browser, mit dem Sie an der Videokonferenz teilnehmen) aktuell.
- Für die Aufzeichnung einer Videokonferenz ist die Zustimmung aller Teilnehmer erforderlich. Bitte beachten Sie die Strafbarkeit des unbefugten Abhörens oder Aufzeichnens des nichtöffentlichen gesprochenen Wortes gemäß § 201 StGB.
- Wenn Sie parallel zur Videokonferenz in der Software einen Chat-Kanal benutzen, sollten Sie sich nur so äußern, dass eine versehentliche Veröffentlichung des Chats keinen Schaden für Sie oder unser Unternehmen anrichtet.
- Klären Sie vor der Einladung zu einem Meeting, ob die zu erwartenden Inhalt der Konferenz, für das Medium geeignet sind. Insbesondere bei Gesprächen aus dem Personalbereich (z.B. Vorstellungsgespräche, Mitarbeitergespräche) müssen Sie klären, ob das zulässig ist. Fragen Sie in Zweifelsfällen unseren Datenschutzbeauftragten.
Als Organisator einer Videokonferenz obliegt Ihnen auch die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Videokonferenz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Bundesdruckerei GmbH verarbeitet werden, ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt: Bundesdruckerei GmbH, - Datenschutzbeauftragte/r –, Kommandantenstraße 18, 10969 Berlin, E-Mail: datenschutz@bdr.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Bestätigung der bzw. Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Bestätigung bzw. Auskunft jederzeit an uns wenden (vgl. Recht auf Bestätigung und Auskunft nach Art. 15 DSGVO).
Bei einer Bestätigungs- bzw. Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht (vgl. Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16 bis 18 DSGVO).
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben (vgl. Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegenstehen (vgl. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO).
Sie haben das Recht eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dabei gilt der Widerruf nur für die Zukunft und berührt nicht die Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten bis zum Widerruf.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes Berlin ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Tel.: +49 30 13889-0
Fax: +49 30 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Hieran sind etwaige Beschwerden nach Art. 77 DSGVO zu richten, wenn Sie als betroffene Person der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 16.01.2023